Wie is er bang voor de benchmark?

Voor externe deskundigen is het niet altijd makkelijk om benchmarkonderzoek uit te voeren. Brancheorganisaties schermen de informatie af en culturele instellingen zijn soms huiverig om informatie te delen. Daar komt nog bij dat culturele organisaties niet altijd de waarde inzien van feiten en cijfers over bedrijfsvoering, wat ertoe leidt dat gegevens slordig en onvolledig in de systemen van de brancheorganisaties terecht komen. Spijtig.

Feiten en cijfers over de bedrijfsvoering van een organisatie zijn ALTIJD interessant. In de eerste plaats voor de organisatie zelf (sturingsinformatie voor directie en bestuur!), maar ook voor collega-organisaties en analisten die de ontwikkelingen in een sector volgen. En voor de subsidiënten is de informatie natuurlijk ook nuttig.

Voor zelfanalyse
Eerst maar even het management. Veel culturele organisaties maken hun begroting op de automatische piloot, als extrapolatie van het jaar ervoor. Dat is echter niet hoe een echte culturele ondernemer zou moeten opereren. Informatie over de bedrijfsvoering van de collega’s is extreem waardevol voor het scherper stellen van het eigen vizier. Een analyse levert vragen op die zeer behulpzaam zijn bij het maken van nieuwe keuzes.

Raden van Toezicht zouden zich hiervan ook meer bewust kunnen zijn. Vraag de directie een benchmark uit te voeren in relatie tot vergelijkbare organisaties van elders en je hebt als toezichthouder direct een aantal punten in handen waarop je de aandacht kunt richten.

Voor de branche
Met betrouwbare cijfers helpen organisaties elkaar om de bedrijfsprocessen beter te krijgen. Maar ze helpen er ook de branche mee. Want het beeld dat naar voren komt uit de geaggregeerde cijfers is vaak heel illustratief voor de ontwikkelingen in een bepaalde sector. Bijvoorbeeld huisvestingskosten die over de hele linie stijgen. Over personeelskosten die dalen omdat betaald werk wordt verdrongen door vrijwilligers.

Voor de financier
Natuurlijk kan benchmarkinformatie ook handig zijn voor de subsidiegevers. Maar ik heb nog niet meegemaakt dat gemeenten hun beleid uitsluitend baseerden op benchmark-uitkomsten. Wat meestal gebeurt dat is dat de gegevens fungeren als onderlegger voor het gesprek tussen gemeente en organisatie. Dan helpen de benchmarkgegevens om het gesprek te objectiveren: het ‘verhaal achter de cijfers’ komt naar voren. Wederzijds wordt het inzicht in de bedrijfsvoering verdiept en er kan een zinvol gesprek over achtergronden en keuzes plaatsvinden. Dát is waar het om gaat.